ミーティングアジェンダ作成に遊び心を 短時間でできる簡単テクニック
ミーティングアジェンダ作成に遊び心をプラスする意義
日々の業務において、ミーティングは不可欠な要素です。しかし、繰り返される会議体やタイトなスケジュールのなかで、アジェンダ作成が単調な作業になってしまうこともあるかもしれません。定型的なアジェンダは情報の伝達には役立ちますが、参加者の事前の関心を引き出し、能動的な参加を促すという点では、改善の余地がある場合も考えられます。
特に、創造性や発想が求められる業務に携わる方々にとって、会議の冒頭から少しでも新鮮な刺激や前向きな空気を感じられることは、その後の議論の質にも影響を与える可能性があります。この記事では、短時間でできるアジェンダ作成の簡単な遊び心を取り入れるテクニックをご紹介します。日々の会議を少しだけ特別なものに変えるヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。
短時間でできるアジェンダ作成の簡単テクニック
アジェンダ作成に遊び心を取り入れるといっても、多くの時間をかける必要はありません。いつもの作業にほんの少し工夫を加えるだけで、効果が期待できるテクニックがいくつか考えられます。
1. アジェンダ項目のネーミングに工夫をプラスする（所要時間：数分）
アジェンダに記載する議題名は、会議の主題を明確に伝える必要があります。しかし、単に「デザインレビュー」「進捗報告」「課題検討」とするだけでなく、少しだけ工夫を加えてみてはいかがでしょうか。
- 具体的な例:
- 「新しい〇〇のデザインレビュー」→「未来を形作るデザインレビュー」
- 「△△プロジェクト進捗報告」→「△△プロジェクト、現在の航海図」
- 「□□に関する課題検討」→「□□の壁をどう乗り越えるか作戦会議」
このように、議題の本質を表しつつも、少し比喩的な表現や問いかけ形式を取り入れることで、参加者の興味を引く可能性があります。もちろん、情報の正確性を損なわない範囲で行うことが重要です。
2. 短い遊び心のある導入テキストや画像を添える（所要時間：5分〜10分）
アジェンダの最初に、会議のテーマや目的に関連する短いテキストや画像を添えることも、雰囲気を和らげる効果が期待できます。
- 具体的な例:
- テーマに関連する偉人の短い引用句
- チーム内で共有できるような軽いユーモアを含むイラストや写真（著作権に注意が必要ですが、フリー素材なども活用できます）
- 会議への期待や意気込みを表明する短いメッセージ
これは、アジェンダ全体を共有するツール（Google Docs、Slack、専用のミーティングツールなど）で容易に実現できます。テキストや画像一つで、アジェンダを開いた際の印象が変わり、会議への参加意欲を高める可能性があります。
3. アジェンダ構成にミニマムな遊び心要素を組み込む（所要時間：10分〜15分）
これは少し応用的なテクニックですが、アジェンダそのものの構成に小さな仕掛けを組み込む方法です。
- 具体的な例:
- 議題の順番を、会議開始時に参加者からの簡単な反応（チャットでの挙手など）で決める選択肢を提示する
- 特定の議題の前に、そのテーマに関する簡単なクイズや問いかけをアジェンダに記載しておく
これらの要素は、事前にアジェンダを確認する参加者に、会議が単なる報告会ではなく、インタラクティブな場であるという印象を与える可能性があります。準備には少し時間がかかるかもしれませんが、会議へのエンゲージメントを高める効果が期待できます。
4. 会議のゴール設定に遊び心を取り入れる（所要時間：数分）
会議の最後に「今日の会議のゴール」を改めて確認する場合、その表現に少し遊び心を加えることも考えられます。
- 具体的な例:
- 「決定事項を〇つ出す」→「〇つの『よし、これでいこう！』ポイントを見つける」
- 「懸念点を洗い出す」→「明日の仕事が楽しみになるような種を見つける」
これはアジェンダの末尾に記載したり、会議の冒頭で口頭で確認したりする際に使用できます。目標達成に向けた意欲を、少しポジティブでユニークな言葉で表現することで、会議の締めくくりを良い雰囲気にする可能性があります。
小さな工夫がもたらす可能性
これらのテクニックは、ミーティングアジェンダ作成という日常的な作業に、新鮮な視点やポジティブなエネルギーをもたらすことを目的としています。短時間でできる小さな工夫であっても、参加者の心理に良い影響を与え、会議の雰囲気を和らげたり、発言を促したりする可能性が考えられます。
例えば、アジェンダ名に少しユーモアを取り入れたあるチームでは、会議冒頭の雑談が自然に生まれやすくなり、本題に入る前にリラックスした雰囲気を作ることに繋がったという話を聞くこともあります。また、アジェンダに問いかけを記載しておくことで、参加者が事前にその問いに対する考えを巡らせやすくなり、会議での議論が深まる可能性も考えられます。
もちろん、会議の内容や参加者、チームの文化によっては、こうした遊び心が適さない場合もあるかもしれません。しかし、まずは小さなテクニックから試してみて、どのような効果があるか様子を見てみるのも良いでしょう。
まとめ
ミーティングアジェンダ作成は、効率的な情報共有のための重要な作業です。ここに短時間でできる遊び心を取り入れることで、単調さを軽減し、参加者の関心やエンゲージメントを高める可能性が生まれます。アジェンダ名の工夫、短い導入テキストや画像の活用、構成へのミニマムな仕掛け、ゴール設定のユニークな表現など、様々なアプローチが考えられます。
これらのテクニックは、どれも数分から30分程度で試せるものばかりです。日々の業務に追われる中でも、少し立ち止まって「どうすればこのアジェンダがもっと面白くなるだろうか？」と考えてみる時間を持つことは、それ自体が創造性を刺激する行為かもしれません。
ぜひ、今回ご紹介したアイデアの中から、ご自身のチームや会議に合いそうなものを選んで、次回のミーティングアジェンダ作成で試してみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、会議の質を向上させ、日々の仕事に新たな活気をもたらすきっかけとなる可能性を秘めています。