ドキュメント作成に遊び心を 短時間でできる簡単な工夫
日々のドキュメント作成に小さな遊び心を
日々の業務では、仕様書や議事録、タスク管理リストなど、様々なドキュメントを作成する機会があります。これらのドキュメント作成は、情報共有や記録のために非常に重要ですが、繰り返し行う中で単調さを感じてしまうことがあるかもしれません。特に納期に追われる状況では、効率優先となり、形式的な作業になりがちです。
しかし、少しの工夫と短時間のアプローチで、こうしたドキュメント作成のプロセスに遊び心を取り入れ、気分転換やアイデア発想のきっかけとすることができる可能性があります。この記事では、普段のドキュメント作成に短時間でプラスできる、いくつかの簡単なテクニックをご紹介します。
テクニック1：Markdownや簡単な装飾を少しだけ工夫する
多くのドキュメント作成ツールやプラットフォームでは、Markdown記法や基本的なテキスト装飾（太字、斜体、リスト、引用など）が利用できます。これらを普段通り使うだけでなく、意識的に「どうすればもっと分かりやすく、あるいは少しだけ楽しくなるか」と考えて適用してみます。
例えば、 - 重要な決定事項やアクションアイテムは、単に太字にするだけでなく、引用ブロックや特定の背景色（ツールによる）で囲んでみる。 - 箇条書きの階層を意識して、全体の構造が視覚的に理解しやすくなるように工夫する。 - コードブロックは、単にコードを貼り付けるだけでなく、短いコメントを添えたり、特に見てほしい部分を強調したりする。
こうした工夫は、ドキュメントの読み手にとっての分かりやすさを向上させるだけでなく、作成している自分自身も「どう配置すれば効果的か」と考えるプロセスを楽しむことに繋がります。数分、長くても10分程度の追加時間で試すことができるでしょう。
テクニック2：絵文字や記号を効果的に活用する
チームやプロジェクトの文化にもよりますが、テキストベースのコミュニケーションやドキュメントで絵文字や記号が許容される場合、これらを遊び心として取り入れてみる方法があります。
例えば、 - タスクリストの各項目に、進捗状況を示す絵文字（例：未着手🔄、進行中▶️、完了✅）を冒頭に加える。 - 議事録のセクション分けに、内容を連想させる絵文字（例：💡アイデア、🤔疑問、🤝決定）を使う。 - 特定の注意点や補足情報に、目立つ記号（例：⚠️、ℹ️）を添える。
もちろん、ビジネスシーンであることを忘れず、TPOを考慮し、過剰にならないように配慮が必要です。しかし、適切に使用することで、堅い文章の中に親しみやすさを加えたり、視覚的に情報を区別しやすくしたりする効果が期待できます。1つか2つ、ポイントを絞って試すのであれば、1〜2分でできる簡単なテクニックです。
テクニック3：構成や表現に小さなひねりを加える
ドキュメント全体の構成や、冒頭、結論部分の表現に、少しだけ遊び心を加えてみる方法も考えられます。
例えば、 - 議事録の冒頭に、その日の会議の簡単なテーマや雰囲気を表す短いフレーズやアイコンを入れる（例：「〇〇に関するブレインストーミング会議：活発な議論が飛び交いました🚀」）。 - 仕様書の特定のセクションタイトルを、内容を正確に伝えつつも、少しだけ興味を引くような問いかけ形式にしてみる（例：「この機能で解決したい『あの困りごと』とは？」）。 - タスクリストの最後に、「今日のタスク完了おめでとう！🎉」といった自分自身への小さなメッセージを加えてみる。
これらの工夫は、ドキュメントを読む人に少し新鮮な印象を与える可能性がありますし、何より作成者自身が「どう書けば面白いか」「どうすれば自分自身が楽しくなるか」と考える過程が、単調な作業からの良い気分転換になります。構成や表現の変更は、内容によりますが、数分から15分程度の時間で試せるでしょう。
テクニック4：ツールの機能を少し深く使ってみる
普段使っているドキュメント作成ツールの、あまり活用していない機能に目を向けてみるのも一つの方法です。例えば、コメント機能、バージョン履歴、テンプレート機能などです。
コメント機能を、単なる質問や指摘だけでなく、「ここの表現、もう少し面白くできないかな？」といった自分自身のアイデアメモとして使ってみたり、チームメンバーに感謝の絵文字コメントを残してみたりするのも遊び心かもしれません。
また、特定の形式のドキュメント（例：日報、簡単な報告書）で、遊び心のある自分専用のテンプレートを一つ作っておくのも良いでしょう。次に同じ種類のドキュメントを作成する際に、すぐに遊び心を取り入れたフォーマットで始められます。これはテンプレート作成に少し時間がかかるかもしれませんが、一度作ってしまえばその後の作成時間が短縮され、楽しみながら作業に取り組めるようになります。
小さな遊び心がもたらすもの
これらのドキュメント作成における小さな遊び心は、直接的に仕事の成果に直結するものではないかもしれません。しかし、こうした工夫に取り組む時間は、普段の業務の単調さから離れ、創造的な思考を巡らせる良い機会となります。
「どうすればもっと伝わるか」「どうすれば自分自身が楽しく作業できるか」と考えることは、ドキュメントの質向上に繋がる可能性もあります。また、チームメンバーがあなたのドキュメントの小さな工夫に気づき、そこからコミュニケーションが生まれる可能性も考えられます。
まとめ
日々のドキュメント作成に遊び心を取り入れることは、決して難しいことではありません。Markdown装飾の少しの工夫、絵文字の活用、表現の小さなひねり、ツールの機能探索など、どれも短時間で試せる簡単なテクニックです。
まずは、次に作成するドキュメントで、ご紹介したテクニックの中から一つだけ試してみてはいかがでしょうか。小さな変化が、日々の仕事に新しいリズムと楽しさをもたらすかもしれません。